Sin tomar el ciclo PHVA como concepto gerencial o formal, es decir, aplicándolo sólo de manera informal a nuestra vida, todo debe hacerse con planeación. De hecho, cada mañana nuestro pensamiento está enfocado hacia todo lo que debemos hacer y hacia la manera de organizarlo para cumplir de la mejor manera con todas nuestras tareas u objetivos al final del día. En las organizaciones el concepto no es otro, la planificación del día, del mes, de la calidad de la productividad, etc. consiste en elaborar paso a paso las actividades que se requieren para lograr las estrategias organizacionales propuestas o la satisfacción los miembros externos e internos de la(s) empresa(s).
Partiendo de que un proceso es un conjunto de actividades o eventos (coordinados u organizados) que se realizan o suceden (alternativa o simultáneamente) con un fin determinado, es posible afirmar que es crucial para una organización aplicar el ciclo PHVA no solo como requisito de calidad sino como método eficaz para alinear o coordinar lógicamente sus procesos. La metodología del también llamado ciclo Deming, abarca todas las etapas de una empresa, desde su idea de negocio hasta su fundación y finalmente su puesta en marcha y sostenibilidad, si no se controlan las actividades de la empresa como un conjunto ordenado, una de ellas puede afectar el funcionamiento y disolver la misma. La metodología conocida como Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PHVA) puede describirse brevemente como:
- Planificar: establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la entidad.
- Hacer: implementar los procesos.
- Verificar: realizar el seguimiento y la medición de los procesos y los productos y/o servicios respecto a las políticas, los objetivos y los requisitos para el producto y/o servicio, e informar sobre los resultados.
- Actuar: tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los procesos.
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